Sztuka planowania budżetu klubu fitness

„If you fail to plan, you are planning to fail” cytując za Benjaminem Franklinem, jeśli nie masz dobrego planu działania, zwiększasz swoje szanse na finansową porażkę. Brak gotówki w kasie na regulowanie bieżących płatności i kary za ich opóźnienia. Problemy ze spłacaniem leasingu za maszyny. Wydłużający się w nieskończoność czas do uzyskania progu rentowności. Relacja z pracownikami na ostrzu noża z powodu braku wypłat. W końcu powolne bankructwo. Wizja armagedonu każdego przedsiębiorcy. Jak temu zaradzić?

Zaplanuj budżet. Jeśli jesteś na etapie rozważania inwestycji w Twój klub sportowy, zacznij od prognozy budżetu, a jeśli niestety już toniesz, nie chwytaj się brzytwy, tylko przeanalizuj koszty i przychody z poprzednich lat i na ich podstawie zaplanuj budżet.

Czym dokładnie jest budżet dla klubu fitness?

Budżet to zestawienie planowanych wpływów (cash flow in +) z wydatkami (cash flow in -). Jeśli rozpatrujesz go w długiej, np. rocznej perspektywie, ma wymiar strategiczno-inwestycyjny, a jeśli w krótkiej, np. miesięczny, wtedy możesz go definiować jako budżet operacyjny, mający na celu regulowanie bieżących opłat. To, czy będzie się bilansować lub wykaże deficyt, zależy od wielu zmiennych. Jednak dobrze rozplanowany zwiększy Twoją szansę na płynność finansową i stabilne przychody. Co jeszcze zyskasz, pochylając się nad nim odpowiednio wcześnie? Określisz stopę zwrotu z inwestycji, zyskasz rzetelną bazę informacji o mocnych i słabych stronach, niezbędną do podejmowania skutecznych decyzji biznesowych. Budżet to także skuteczne narzędzie do prognozowania finansów w Twoim klubie i planowania wszelkich działań na tyle precyzyjnie, aby zrealizować założone cele sprzedażowe, a koszty utrzymać w ryzach.

Przekładając to na rzeczywiste sytuacje, dobrze rozplanowany budżet dla Twojego klubu fitness da Ci informacje np. o tym, jaką maksymalną stawkę za 1 m2 obiektu możesz płacić. Ilu ludzi zatrudnić i na jakie umowy? Ile maszyn zakupić do obiektu i czy postawić na nowe, czy używane? Gdzie możesz uciąć koszty? Jaką kwotę możesz miesięcznie przeznaczyć na marketing i materiały biurowe? Jakie rodzaje karnetów wprowadzić, usług dodatkowych czy produktów dostępnych w barze? Summa summarum, odpowiadając na te pytania, zyskujesz wszystkie niezbędne informacje lub rzetelne dane do ich ustalenia. Wszystko po to, żeby biznes się opłacił.

Na czym polega sztuka planowania budżetu?

Sztuka ta polega na realistycznym i księgowym podejściu, skrupulatnym zarejestrowaniu wszystkich danych i późniejszym faktycznym realizowaniu, odnoszeniu się do stworzonego planu każdego dnia oraz ewentualnej jego adaptacji do zmieniających się okoliczności.

Samo opisanie budżetu i wynikającego z niego planu działania, składa się z kolei z kilku prostych kroków, obejmujących:

  • Analizę kosztów i przychodów z poprzednich lat w rozbiciu na poszczególne miesiące. Dzięki czemu nie pominiesz żadnych istotnych danych, wychwycisz takie zjawiska jak sezonowość i przypomnisz sobie wydarzenia, które zaburzyły Twoją płynność finansową (jak np. pojawienie się w okolicy konkurencji). Jeśli dopiero zaczynasz i nie dysponujesz danymi z poprzednich lat, pomijasz ten etap lub wykorzystujesz dane pozyskane od znajomych prowadzących kluby sportowe lub z internetu i skupiasz się na prognozach.

  • Zaplanowanie kosztów na nowo z uwzględnieniem aktualnych danych. Określenie optymalnych widełek dla poszczególnych kosztów, w których powinieneś się poruszać. Ułożenie ich w hierarchii od tych obowiązkowych, bez których biznes się nie zbilansuje, po te mniej istotne.

  • Prognozę pożądanych przychodów, ich ilości oraz źródeł (karnety, usługi dodatkowe, produkty na barze).

  • I na koniec stworzenie planu działania na podstawie uzyskanych wcześniej informacji. Plan ten musi być rozpisany bardzo precyzyjnie. Każde działanie oraz sposób jego późniejszego pomiaru musi być określony ilościowo i jakościowo. Jednym słowem, każdy pracownik łącznie z Tobą, musi wiedzieć, co i kiedy ma zrobić, byście mogli wspólnie zrealizować założone cele sprzedażowe i utrzymać koszty na wodzy.

Proces robi wrażenie prostego? Nic bardziej mylnego. W tyle głowy miej zawsze potencjalne pułapki, na jakie możesz trafić.


Jakich błędów nie popełnić przy planowaniu przychodów w klubie sportowym?

Kiedy masz już zestawienie wszystkich kosztów i zabierasz się za prognozowanie przychodów, czyli tę przyjemniejszą część pracy nad budżetem, miej w tyle głowy listę błędów, jakich warto unikać. Są to:

  • Twój przesadny optymizm, przez który możesz pominąć tak istotne dane, jak np. ryzyko odpływu klientów latem czy fakt pojawienia się mocnego konkurenta w okolicy, przez co nie przygotujesz planu B ani C na tę okoliczność. Zbytnie marzycielstwo jest także przyczyną kreowania odrealnionych prognoz przychodów, które załamią się po pierwszych kilku miesiącach działania.

  • Zbyt powierzchowne podejście do analizy danych o rynku, konkurencji, danych Twojego klubu fitness o przychodach i kosztach z lat poprzednich, czego skutkiem będą nierzeczywiste lub niepełne dane, na podstawie których będziesz podejmować niewłaściwe decyzje.

  • Błahe podejście do realizacji założonego budżetu w latach poprzednich, polegające na niedopilnowaniu zadań stabilizujących płynność finansową, wypełniających założone cele sprzedażowe czy brak spisywania efektów tej pracy.

  • Brak rezerwy gotówkowej na sytuacje awaryjne i środków na inwestycje, które pchną Twój klub sportowy do przodu, zwiększą sprzedaż czy poprawią wizerunek, wpływając na zwiększenie retencji.
    Marnowanie zasobów w postaci zaangażowania zespołu, czasu i środków na projekty, które nie rokują rozwoju, a go niepotrzebnie wstrzymują.

  • Brak dyscypliny w działaniach marketingowych. Zarówno brak aktywności, jak i jej nadmiar w tej materii, a także nieprawidłowe jego prowadzenie mogą skutkować niekontrolowanym odpływem gotówki i problemami wynikającymi z osłabienia płynności finansowej Twojego klubu.


Jak kalkulować koszty w klubie fitness?

Pełna i nieustannie aktualizowana informacja na temat kosztów stałych i dodatkowych, które ponosisz w Twoim klubie fitness, ostrzeże Cię o ich przekroczeniu, a także da realny obraz zysków, jakie generujesz. Dlatego tak istotne jest ich precyzyjne opisanie i zhierarchizowanie. Koszty w obiekcie sportowym składają się z 3 podstawowych kategorii:

1. Koszty personalne, które powinny stanowić maksymalnie 30% planowanych przychodów:

  • Obejmują przede wszystkim wynagrodzenia dla stałych pracowników, w tym dla menedżera (ok. 3-5000 zł/mc), osób obsługujących recepcję i realizujących sprzedaż (ok. 2-2300 zł/mc), trenerów dyżurujących na siłowni (ok. 2-2600 zł/mc). Do tego dochodzą koszty płac dla pracowników pracujących w niepełnym wymiarze godzinowym, takich jak instruktorzy zajęć dodatkowych (40-80 zł/1 godzinę), trenerów personalnych (możesz się z nimi rozliczać na 3 sposoby – % od przychodu, stawka za 1 trening lub ryczałt miesięczny) i ekipy lub zewnętrznej firmy sprzątającej (od 2000 zł/mc).
  • Do kosztów personalnych zaliczamy także koszty wynikające z rodzaju umów z pracownikami, ale także okazjonalne szkolenia, koszty rekrutacji nowych pracowników oraz nagrody i bonusy, mające zmotywować do jak najlepszej pracy.

2. Koszty wynajęcia lokalu oraz mediów nie powinny przekraczać 20-25% planowanych przychodów:

  • Cena m2 lokalu zależy od kilku zmiennych takich jak lokalizacja, metraż, standard, dostępność parkingu i waha się w granicach 20-50 zł/m2.

  • Cena mediów obejmuje prąd, wodę, gaz, internet oraz opłatę za publiczne odtwarzanie utworów muzycznych.

3. Koszty pozostałe nie powinny przekraczać 25% planowanych przychodów, obejmują one takie kategorie jak:

  • Raty kredytów na doposażanie klubu, koszty obsługi bankowej oraz leasingu za zakupione już maszyny i ich serwis
  • Usługi informatyczne i telekomunikacyjne
  • Koszty działań marketingowych
  • Ubezpieczenia
  • Kwota wydana na produkty sprzedawane później w barze i środki czystości


Jak prognozować przychody w klubie fitness?

Prognoza przychodów w Twoim klubie fitness, to aspekt szczególnie podatny na nadmiar optymizmu i donkiszoterii właściciela obiektu. Dlatego, planując przyszłe zyski, skup się na urealnianiu, a nawet zaniżaniu swoich prognoz. W końcu zawsze lepiej miło się zaskoczyć, niż srogo zawieść.

W jaki sposób podejść do prognozowania? W pierwszej kolejności określamy potencjał generowania przychodów dla każdej sali w Twoim klubie z osobna, by na końcu zsumować te możliwości dla całego obiektu. Aby określić potencjał kieruj się prostymi obliczeniami.

Przykład obliczenia dla sali siłowni:

Dane potrzebne do wykonania obliczenia:

  • metraż sali (np. 600 m2)
  • miejsce potrzebne na 1 maszynę (6 m2)
  • liczba maszyn, jaka zmieści się w sali (600 m2 / 6 m2 = 100 maszyn)
  • średnie zajętość sali (ok. 20%)
  • godziny otwarcia siłowni dla klubowiczów w ciągu miesiąca (420 h/mc)
  • liczba godzin, które jeden klubowicz spędza średnio na siłowni (6 h/mc)
  • cena karnetu (100 zł/mc).

Obliczenie:

  • maksymalna liczba wejść klubowiczów na naszą siłownię w miesiącu – 420 h otwarcia obiektu x 100 maszyn dostępnych na siłowni = 42 000 wejść
  • maksymalna liczba klientów w miesiącu – 42 000 wejść / 6 wejść na klienta miesięcznie = 7 000 klientów/mc
  • realna liczba klientów w miesiącu na naszej siłowni – 7 000 klientów x 20% średniej zajętości = 1 400 klientów/mc
  • prognoza przychodu z sali fitness w skali miesiąca – 1 400 klientów x 100 zł ceny karnetu = 140 000 zł przychodu/mc

W podobny sposób obliczasz przychody z każdej powierzchni z osobna (siłowni, sali do ćwiczeń i zajęć dodatkowych, sauny, basenu itd.) i dodajesz wszelkie możliwe przychody dodatkowe (np. z treningów personalnych, suplementów diety, dań dostępnych w barze oraz zysk z kart partnerskich), by na koniec zsumować je, uzyskując prognozę przychodu z całego obiektu.

Co może poprawić płynność finansową klubu fitness?

Jak w każdym biznesie, dobrze zaplanowany budżet klubu fitness musi uwzględniać bufor finansowy optymalizujący płynność finansową. Czym on jest? To zdolność do terminowego opłacania bieżących zobowiązań, gwarantująca funkcjonowanie całego obiektu (wynagrodzenia, raty kredytów i leasingu, wynajem lokalu i media czy zatowarowanie baru). Utrzymanie tej zdolności, poza bieżącym generowaniem zysków, jest niezwykle ważne. Bez niej klub nie może funkcjonować, dochodzą kolejne koszty np. kar za opóźnienia w płatnościach, spada zaufanie do klubu jako kontrahenta, by finalnie doprowadzić do jego upadku. Na szczęście są narzędzia, które pomagają zachować płynność finansową i optymalizować założenia budżetowe. To kilka z nich:

  • Dobrze przemyślana polityka rodzajów i sposobów płatności za karnety członkowskie, oferowanych przez klub. Przykładowo karnety na czas nieokreślony z 1-miesięcznym okresem wypowiedzenia latem mogą skutkować nagłym odpływem dużej grupy klientów i poważnym finansowym tąpnięciem Twojego klubu. Warto zatem postawić na promocję karnetów długoterminowych (6 lub 12 miesięcy), bez możliwości wcześniejszego wypowiedzenia lub z koniecznością wniesienia opłaty za cały okres umowy, w przypadku wcześniejszej rezygnacji. Dobrym rozwiązaniem jest także zachęcenie klientów do stosowania przedpłat za cały okres trwania umowy z góry i do przedłużania umów, które lada moment się skończą, w zamian za ich korzystniejsze warunki. Dzięki czemu zawczasu pozyskasz gotówkę na działalność operacyjną Twojego obiektu.

  • Wprowadzenie płatności cyklicznych. Proste rozwiązanie, które jednak wyraźnie może się przełożyć na poprawę cash flow i zwiększyć retencję w klubie fitness. Dzieje się tak dlatego, że klient tylko w trakcie pierwszej płatności musi “coś” zrobić. Podaje dane swojej karty np. Visa (debetowej lub kredytowej), dane te są bezpiecznie rejestrowane, a późniejsze płatności dokonują się samodzielnie, bez udziału klienta, bezpośrednio z jego konta. To czysta wygoda dla klubowicza, bo nie musi już pamiętać o comiesięcznym przelewie i gwarancja płatności dla klubu, bo dokonują się same.

  • Nieustanny monitoring wszystkich należności, polegający na codziennej kontroli kończących się terminów płatności i wysyłce przypomnień o konieczności wykonania przelewu oraz bieżące diagnozowanie potencjalnych problemów z przyszłymi płatnościami i zapobieganie im. Działania z tej kategorii można w dużej mierze zautomatyzować. Od klasycznej pracy windykacyjnej, polegającej na dzwonieniu do klientów, możesz przejść do automatycznych e-maili lub sms’ów, które będą się wysyłać dzięki systemowi do zarządzania klubem, aż po wynajęcie zewnętrznej firmy faktoringowej lub windykacyjnej.

  • Na dodatni bilans płynności finansowej wpływa także rozsądna gospodarka zapasami produktów w barze. Polega ona na większej ich rotacji i ograniczaniu stanu zalegających zapasów, które stanowią niepotrzebnie zamrożoną gotówkę. Warto rozpisać dokładne zasady zarządzania tą kategorią kosztów. Tę samą metodę warto zastosować także w przypadku gospodarki maszynami i urządzeniami dostępnymi na siłowni.

  • Jeśli chcesz naprawić stan finansów w Twoim klubie fitness w sytuacji naprawdę kryzysowej, pozostają już tylko opcje takie jak dokapitalizowanie z środków własnych, poszukanie zewnętrznego inwestora lub kredyt obrotowy w banku.

  • Poza narzędziami o charakterze doraźnym, warto także wyrobić sobie nawyk stałej kontroli wszelkich informacji o kosztach i przychodach. Należy także śledzić przepływy finansowe w krótszej perspektywie i w dłuższej, dzięki czemu łatwiej będzie Ci ocenić skalę opłacalności prowadzonych w klubie projektów, szacować zyski i prognozować przyszłe wyniki finansowe.

Podsumowanie

Prawidłowo zaplanowany budżet jest kluczem do sukcesu Twojego klubu fitness. Jego podstawą są realne dane, na bazie których został opracowany. Cele o charakterze SMART czyli konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie oraz zmotywowany i zaangażowany w ich realizację zespół są tu na wagę złota. Dzięki temu rozwiązaniu wiesz także, według jakich mierników monitorować i mierzyć efekty realizacji założeń budżetu i pracy całego zespołu. Tak zaplanowany i realizowany budżet ułatwi Ci również planowanie wydatków, szacowanie zysków, utrzymanie stałej płynności finansowej i reagowanie na sytuacje kryzysowe w perspektywie krótko i długoterminowej.