Jak wprowadzić płatności cykliczne w klubie fitness i zwiększyć płynność finansową


Biegasz od klubowicza do klubowicza, zbierając opłaty na kolejny miesiąc w formie gotówkowej lub zastanawiasz się, czy klienci zapomną o zrobieniu przelewu za karnet na kolejny miesiąc? Martwisz się, jak skoorydnować proces windykacji, z lekką paniką śledząc bieżące wyniki finansowe? W końcu podliczasz czas, jaki zajmuje cała ta procedura każdego miesiąca. Pomyśl, ile dobrego mógłbyś zrobić dla Twojego klubu fitness w tych godzinach. Jest na to rozwiązanie. Proste rozwiązanie.

Co to są płatności cykliczne i jak działają?

Płatności cykliczne to wygodna i zautomatyzowana forma pobierania opłat za wszelkiego rodzaju abonamenty. Doskonale sprawdza się zarówno w większych klubach fitness, jak i mniejszych obiektach sportowych, takich jak szkoła tańca czy studio jogi, które pobierają opłaty za miesięczne karnety. Pierwsza płatność jest autoryzowana przez klienta. Podaje on dane swojej karty debetowej lub kredytowej, udziela zgodę na tego rodzaju opłaty, po czym płatność pobiera się sama z konta klienta w określonych przez Ciebie odstępach czasowych. Można je na życzenie klienta wyłączyć w dowolnym momencie lub zmienić dane karty.

Ile kosztuje wdrożenie i korzystanie z płatności cyklicznych?

Jeśli do zarządzania Twoim klubem używasz systemu eFitness, samo wdrożenie płatności cyklicznych jest darmowe. Należy jedynie skonsultować się ze swoim opiekunem klienta lub działem Helpdesk oprogramowania eFitness. Następnie należy podpisać umowę z firmą obsługującą tego typu płatności.

Jak wdrożyć płatności cykliczne w klubie fitness krok po kroku?

Wdrożenie składa się z kilku etapów:

  • podpięcie do systemu zarządzania klubem eFitness
  • konfiguracja w systemie
  • pobieranie i monitorowanie opłat

Podpięcie płatności cyklicznych do systemu eFitness

Jeśli tylko Twój klub oferuje możliwość płatności zbliżeniowej kartami i jakiekolwiek cyklicznie opłacane karnety, obojętnie czy 12-miesięczne, półroczne, terminowe lub bezterminowe, płatne miesięcznie czy kwartalnie – powinieneś rozważyć wdrożenie płatności cyklicznych w obiekcie.

W przypadku korzystania z systemu eFitness w Twoim klubie, pierwszym krokiem będzie skontaktowanie się z działem obsługi klienta. Helpdesk sprawdzi aktualną konfigurację dostępnych płatności w Twoim klubie. Kolejnym krokiem jest zgłoszenie wybranemu operatorowi płatności chęci wdrożenia płatności cyklicznych. Firma zweryfikuje dane Twojej firmy, po czym nastąpi podpisanie umowy, wskutek której uzyskasz tzw. Merchand ID (MID) i dane konfiguracyjne do systemu eFitness. Te dane następnie przekażesz do Helpdesku eFitness, który zajmie się pozostałą częścią procedury, czyli podłączeniem płatności cyklicznych obsługiwanych przez operatora, przetestowaniem i uruchomieniem.

Ile czasu trwa wdrożenie?

  • weryfikacja Twojej firmy przez operatora płatności i podpisanie umowy: 10-12 dni roboczych
  • wdrożenie płatności w systemie eFitness dla pojedynczego klubu: 1-2 dni roboczych
  • wdrożenie płatności w systemie eFitness dla klubu sieciowego, w którym oprócz podłączenia konieczne jest wykonanie wcześniejszej migracji: ok. 7 dni roboczych

Konfiguracja płatności cyklicznych w systemie

Pamiętaj, aby płatności cykliczne zadziałały w eFitness, muszą być spełnione trzy podstawowe warunki, o których poinformuje Cię także obsługa systemu:

1. Karnety muszą mieć ustawioną możliwość opłacania online kartami kredytowymi lub debetowymi.

Ustawienie dające możliwość opłacania online kartami kredytowymi lub debetowymi
Ustawienie dające możliwość opłacania online kartami kredytowymi lub debetowymi

Aby spełnić ten warunek, wybierz w panelu eFitness (zakładka: Ustawienia klubu > Strefa klienta > (zakładka) Rejestracja) opcję z listy rozwijanej “Typ rejestracji” – Zamówienie karnetu i dane klienta.

2. Klient posiada aktywną kartę kredytową lub debetową z włączoną opcją płatności internetowych. Karta musi być podpięta do profilu klienta w systemie eFitness.

Miejsce sprawdzenia czy karta klienta jest podpięta pod jego profil w systemie eFitness
Miejsce sprawdzenia czy karta klienta jest podpięta pod jego profil w systemie eFitness

Aby podpiąć kartę w panelu eFitness (zakładka: Członkowie > Profil wybranego klubowicza > (zakładka) Umowy), kliknij w fioletowy button “Zarejestruj kartę kredytową/debetową”, po czym na otwartej podstronie kliknij button “Dodaj”. Otworzy się formularz rejestracji karty klienta.

Formularz rejestracji karty klienta
Formularz rejestracji karty klienta

W tym formularzu należy wpisać dane pobrane z karty, czyli: imię i nazwisko właściciela karty, 16-cyfrowy numer karty, datę ważności karty oraz trzycyfrowy kod CVV2 z rewersu karty.

Dane karty płatniczej
Dane karty płatniczej

Po wprowadzeniu danych nastąpi testowa transakcja na 1 zł, dzięki której karta zostanie zweryfikowana i zapamiętana w systemie.

3. Termin płatności za karnety musi być ustawiony “na dziś” lub z datą wsteczną.

Harmonogram obciążeń klubu
Harmonogram obciążeń klubu

Aby spełnić ten warunek w panelu eFitness (zakładka: Ustawienia klubu > Umowy > Harmonogram obciążeń), uzupełnij harmonogram dla Twojego klubu, zgodnie z przyjętymi przez Ciebie założeniami.

Pobieranie i monitorowanie opłat

Po prawidłowym podpięciu karty płatniczej do konta klienta oraz jej weryfikacji, płatności cykliczne dokonują się samodzielnie. Ty, jako właściciel lub menedżer klubu, możesz monitorować ten proces.

Możesz to zrobić w panelu eFitness, korzystając z zakładki: Finanse > Płatności elektroniczne. W tym miejscu masz do dyspozycji 3 zakładki:

  • W pierwszej zakładce “Obciążenia kart” zobaczysz karty wszystkich klubowiczów, którzy spełniają trzy opisane wyżej warunki płatności cyklicznych. Z poziomu tej zakładki możesz także ręcznie dokonać obciążenia kart klientów.
  • W drugiej zakładce “Błędy kart” możesz podejrzeć wszystkie karty, których automatyczne obciążenie nie nastąpiło z powodu błędów. Przykładowy błąd to np. “błąd CVV2”. Występuje, kiedy dana karta ma wyłączoną opcję płatności elektronicznych.
  • W trzeciej zakładce “Płatności elektroniczne” możesz dokonać wycofania lub zwrotu środków na kartę Twojego klienta, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Bezpieczeństwo płatności cyklicznych

Jeśli klienci będą mieli wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa tego typu transakcji, możesz poinformować ich, że bezpieczeństwo obciążeń reguluje metoda autoryzacji transakcji w internecie – 3D Secure. Polega ona na przekierowaniu użytkownika na stronę banku w celu dodatkowej autoryzacji poprzez np. kod wysłany SMS-em lub zalogowanie się na stronę banku po podaniu danych z karty w trakcie jej pierwszej weryfikacji. Dzięki tej technologii, podane przez klubowicza dane takie jak: imię i nazwisko, 16-cyfrowy numer karty, data ważności karty oraz trzycyfrowy kod CVV2 z rewersu karty, są kodowane i bezpiecznie zapisywane. Klub nie dysponuje tymi danymi, ma dostęp jedynie do 4 ostatnich cyfr karty, imienia i nazwiska właściciela oraz daty ważności karty, czyli danych, z których nie może zrobić żadnego użytku.

Podsumowanie

Wdrażając cykliczne płatności za karnety w Twoim klubie fitness, zwiększasz szanse na osiągnięcie płynności finansowej a także ograniczasz koszty i czas spędzony na windykacji. Pośrednio masz szansę wpłynąć także na retencję, ponieważ klienci, którzy opłacają karnety z pomocą cyklicznych płatności kartami, często na dłużej zostają klientami klubu. Twoi klienci z kolei zyskują wygodę, ponieważ nie muszą już pamiętać o dokonaniu comiesięcznego przelewu za karnet. Dzięki czemu zawsze będą mieli pełny dostęp do usług Twojego klubu. Takie rozwiązanie jest więc klasycznym układem win-win dla Twojego klubu i klubowiczów.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej, skontaktuj się z naszym działem Helpdesk.