Wdrożenie nowego systemu w klubie fitness potrafi budzić sporo pytań. Czy wszystko uda się sprawnie skonfigurować? Jak szybko zespół nauczy się obsługi? Co w sytuacji, kiedy pojawią się problemy albo zwykłe codzienne pytania?
W eFitness wiemy, że prowadzenie klubu fitness to dużo więcej niż tylko korzystanie z systemu. Nasi klienci poszukują nie tylko narzędzia do zarządzania, ale też wsparcia i rozwiązań, które realnie ułatwią im codzienną pracę – od organizacji recepcji, przez sprzedaż, aż po kontakt z klubowiczami. I właśnie w tym pomagamy każdego dnia.
Współpraca z nami nie kończy się na podpisaniu umowy czy uruchomieniu systemu. Wtedy tak naprawdę dopiero się zaczyna.
Zaczynamy od rozmowy
Każdy klub działa trochę inaczej – w zależności od tego, czy jest to butikowe studio treningowe, siłownia z kilkoma strefami treningowymi lub duży obiekt z automatyczną kontrolą dostępu i rozbudowanym zespołem.
Dlatego nasza pierwsza rozmowa nie wygląda jak klasyczna „sprzedaż systemu”. Zanim zaczniemy mówić o funkcjach, chcemy przede wszystkim zrozumieć Twój klub i jego potrzeby.
Pytamy między innymi:
- jak wygląda codzienna praca w klubie,
- co zabiera najwięcej czasu,
- które procesy chcesz uprościć,
- na czym najbardziej zależy Tobie i Twoim klubowiczom.
Dla jednych priorytetem będzie automatyzacja działania siłowni i ograniczenie pracy recepcji. Inni chcą skupić się na zwiększeniu sprzedaży karnetów albo poprawie komunikacji z klientami. Często właściciele klubów szukają też sposobu na wygodniejsze zapisy na zajęcia czy lepsze doświadczenia klubowiczów dzięki aplikacji mobilnej.
Na podstawie rozmowy wspólnie dobieramy rozwiązanie dopasowane do konkretnego biznesu.
Mniejsze studia i kameralne kluby najczęściej wybierają eFitness Studio. Większe obiekty i sieci klubów korzystają z eFitness Business. Są też kluby, które potrzebują bardziej zaawansowanych rozwiązań, np. automatycznej kontroli dostępu czy indywidualnych konfiguracji – wtedy wdrażamy eFitness Business+.
Nie narzucamy gotowego schematu. Szukamy rozwiązania, które faktycznie będzie sprawdzać się w codziennej pracy.
Wdrożenie bez chaosu
Moment wdrożenia nowego systemu dla wielu klubów jest tym najbardziej stresującym. I trudno się dziwić – system staje się centrum codziennej pracy recepcji, managerów, trenerów i właścicieli. Dlatego bardzo dużą wagę przykładamy do tego, żeby cały proces przebiegał spokojnie i żebyś nie był pozostawiony „samemu sobie”.
Jak wygląda wdrożenie eFitness Studio?
W przypadku eFitness Studio proces jest prosty i wygodny, szczególnie dla mniejszych klubów, które chcą szybko rozpocząć pracę na systemie.
Najpierw umawiamy krótką konsultację online. Wcześniej wysyłamy też maila z dostępem do kursu online z obsługi systemu eFitness. Możesz spokojnie obejrzeć materiały wtedy, kiedy masz na to czas – zapoznać się z podstawami systemu, a na konsultację przyjść już z konkretnymi pytaniami. Dzięki temu spotkanie jest realnym wsparciem dopasowanym do sytuacji Twojego klubu.
Czasem rozmowa skupia się na konfiguracji grafiku, sprzedaży karnetów lub ustawieniu funkcji aplikacji dla klubowiczów. Wszystko zależy od tego, czego w danym momencie potrzebuje klub. Po konsultacji wysyłamy podsumowanie i oczywiście cały czas masz dostęp do naszego Supportu.
Jak wygląda wdrożenie eFitness Business?
Wdrożenie eFitness Business jest bardziej rozbudowane – zazwyczaj dotyczy większych klubów lub bardziej zaawansowanych procesów.
Całość zaczynamy od spotkania online. To moment, w którym ustalamy plan działania i omawiamy najważniejsze kwestie organizacyjne. Otrzymasz też komplet informacji dotyczących konfiguracji systemu.
Kolejny etap to właściwe szkolenie wdrożeniowe. Najczęściej trwa ono około 4 godzin, choć bardzo często dzielimy je na krótsze spotkania. Jest jedna rzecz, którą bardzo mocno podkreślamy: nie działamy według jednego sztywnego scenariusza.
Nie prowadzimy identycznych szkoleń dla każdego klubu. Najpierw pytamy o potrzeby, sposób działania i priorytety klienta, a dopiero później dopasowujemy szkolenie.
Po zakończeniu szkolenia współpraca się nie kończy. Klient eFitness Business ma jeszcze do wykorzystania dodatkowe godziny pracy z wdrożeniowcem i zespołem Customer Success. Łącznie jest to 10 godzin wsparcia w ciągu miesiąca od rozpoczęcia wdrożenia.
W tym czasie pomagamy między innymi:
- skonfigurować promocje,
- ustawić automatyzacje,
- uporządkować procesy,
- wdrożyć dodatkowe funkcje systemu,
- dopracować działanie klubu „na żywo”.
Dzięki temu możesz wracać z pytaniami i stopniowo rozwijać sposób pracy na eFitness.
Codzienne wsparcie – czyli co dzieje się później
Wdrożenie to tylko początek. Prawdziwe życie klubu dzieje się później – podczas codziennej pracy recepcji, sprzedaży, zapisów na zajęcia czy rozliczeń.
I właśnie dlatego tak ważny jest sprawny kontakt z Supportem.
Co ważne – z pomocy mogą korzystać wszyscy pracownicy korzystający z systemu. Nie tylko właściciel czy manager, ale również recepcja albo trenerzy.
LiveChat – szybka pomoc od człowieka, nie od bota
Jednym z najczęściej używanych kanałów kontaktu jest nasz LiveChat dostępny:
- od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–20:00,
- w weekendy od 9:00 do 13:00.
I tak, po drugiej stronie naprawdę siedzi człowiek. Nie chatbot. Nie automatyczne odpowiedzi. Tylko konsultant, który zna system i potrafi szybko pomóc lub przekierować Twoją sprawę dalej w najwłaściwsze ręce.
To szczególnie ważne w branży fitness, gdzie wiele rzeczy dzieje się „tu i teraz”. Recepcja nie może czekać kilku godzin na odpowiedź, kiedy klub właśnie pracuje na pełnych obrotach. Zależy nam, żeby większość codziennych spraw była rozwiązywana szybko i konkretnie.
System zgłoszeń – gdy problem wymaga większej analizy
Są też sytuacje bardziej techniczne, które wymagają dokładniejszego sprawdzenia. Wtedy zgłoszenie trafia do naszego Systemu Zgłoszeń, gdzie po weryfikacji przez dział Support, w kolejnych krokach sprawą zajmą się testerzy i developerzy. Dzięki temu masz pewność, że temat trafia do osób, które pracują nad rozwiązaniem problemu.
Baza wiedzy – wszystkie informacje w jednym miejscu
Nie każdy lubi pisać na Support z drobnym pytaniem. Czasem po prostu wygodniej jest szybko znaleźć odpowiedź samodzielnie. Dlatego stworzyliśmy rozbudowaną Bazę Wiedzy, w której znajdują się:
- instrukcje krok po kroku i artykuły,
- tutoriale wideo,
- odpowiedzi na najczęstsze pytania,
- nagrania webinarów.
Wystarczy wpisać interesujące zagadnienie w wyszukiwarkę i gotowe. To rozwiązanie szczególnie doceniają nowe osoby w zespole, które mogą szybciej nauczyć się pracy na systemie.
Webinary i Doszkolenia – wsparcie wykraczające poza system
W eFitness wychodzimy z założenia, że dobry system powinien pomagać nie tylko „obsługiwać klub”, ale też rozwijać biznes. Regularnie organizujemy darmowe webinary i Doszkolenia dla użytkowników systemu. Co najmniej raz w miesiącu spotykamy się online i rozmawiamy o konkretnych rozwiązaniach, które pomagają klubom działać skuteczniej.
Pokazujemy między innymi:
- jak zwiększać sprzedaż,
- jak lepiej wykorzystywać aplikację eFitness App,
- jak zarządzać prowizjami trenerów,
- jak zatrzymywać klientów na dłużej,
- jak automatyzować codzienną pracę klubu.
Wszystko bez zbędnej teorii, za to z rozwiązaniami, które można wdrożyć praktycznie od razu.
Partnerstwo, które nie kończy się po wdrożeniu
Niezależnie od tego, czy dopiero otwierasz klub fitness, rozwijasz kolejną lokalizację czy przechodzisz z innego systemu wraz z eksportem bazy danych – w eFitness możesz liczyć na wsparcie na każdym etapie. Od pierwszej rozmowy, przez wdrożenie, aż po codzienną pracę na systemie.
Dobry system to funkcje i technologie, ale też ludzie, którzy pomagają Ci spokojniej prowadzić klub i rozwijać biznes bez ciągłego gaszenia pożarów. 🙂
