Jak ustawić oraz jak działa kaucja za zapis na zajęcia?

Dowiesz się jak ustawić kaucję, która może być zabezpieczeniem dla klubu, jeśli Klubowicz nie pojawi się na zajęciach. Kaucja pobierana jest z portfela i jest zwracana jeśli klubowicz pojawi się na zajęciach.

Uruchomienie funkcji kaucji

1.Przejdź do zakładki Ustawienia klubu –> Konfiguracja –> Opłaty –> Kaucja

• zaznacz na Tak suwak Kaucja
• wybierz typy karnetów dla których kaucja ma być pobierana podczas zapisu na zajęcia (suwak Open dotyczy karnetów o typie open oraz bezterminowym)
• Nazwa na paragonie – wpisz nazwę, która będzie drukowana po rozliczeniu kaucji
• VAT – wybierz stawkę VAT drukowaną przy rozliczeniu kaucji
• Wartość domyślna – wprowadź domyślną wartość kaucji, dla zajęć w których nie jest zdefiniowana cena kaucji

Po wypełnieniu wszystkich pól zapisz zmiany na dole strony.

Ważne! W przypadku klubowicza bez zakupionego karnetu, kaucja nie jest pobierana.

2, Włącz kaucje oraz zdefiniuj wartość dla wybranych zajęć. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia klubu –> Konfiguracja –>Grafik  –> Typy zajęć. Edytuj wybrany typ zajęć za pomocą ikony ołówka:

Zaznacz checkbox przy opcji Kaucja oraz wpisz wartość, jeśli ma być inna niż domyślna:

Wprowadzone zmiany zapisz na dole strony.

Wpłacenie środków na portfel

Doładowanie portfela jest konieczne, aby zapisać się na zajęcia z wymaganą kaucją. W systemie istnieją dwa sposoby doładowania portfela:

1.Ręczna wpłata na portfel z poziomu klubu:

Portfel jest dostępny na profilu Klubowicza po kliknięciu w Saldo portfela przy nazwie klubowicza–> następnie kliknij w ikonę dolara z plusem, aby doładować środki:

Wpisz kwotę, wybierz formę płatności. Możesz również dodać opis:

Wpłata pojawi się na liście, a saldo na profilu powiększy się o wpłaconą kwotę:

Przy doładowaniu środków drukowane jest niefiskalne potwierdzenie wpłaty.

2.Wpłata na portfel dokonana samodzielnie w Strefie klubowicza

Włącz możliwość doładowania portfela przez Ustawienia klubu –> Konfiguracja –> Strefa klubowicza –> Strefa klubowicza –> zaznacz na Tak suwak Portfel:

Klubowicz loguje się do Strefy klubowicza i przechodzi do zakładki Członkostwo. W części Portfel widzi obecne saldo portfela oraz ma możliwość wpisania kwoty doładowania. Po wprowadzeniu kwoty klika na przycisk Doładuj i dokonuje płatności online:

Zapis na zajęcia z kaucją przez Strefę klubowicza

Klubowicz przechodzi do Kalendarza zajęć i wybiera zajęcia z wymaganą kaucją.

Po kliknięciu Zapisz się kaucja jest automatycznie pobierana:

Transakcje wykonane portfelem widoczne są w zakładce Członkostwo –> Historia portfela:

Zapis na zajęcia z kaucją przez Obsługę klubu

Przejdź do zakładki Grafiki –> Grafik i wybierz zajęcia. Następnie wpisz imię i nazwisko klubowicza i kliknij przycisk Zapisz.

W przypadku obu metod zapisu kaucja jest ściągana z portfela automatycznie:

Jeśli Klubowicz nie posiada środków na portfelu a saldo ujemne portfela nie jest włączone, zapis nie będzie możliwy. Kaucja nie jest wymagana przy zapisie z wykorzystaniem stałego zapisu.

Ważne! Kaucja działa również dla Klubowicza zapisanego na listę rezerwową. W przypadku braku zaznaczenia wejścia do klubu oraz przejścia na listę główną, kaucja jest zwracana po północy.

Rozliczenie kaucji w przypadku przyjścia Klubowicza na zajęcia

Zwrot kaucji w systemie jest możliwy na 3 sposoby: 

– gdy klubowicz zapisał się na zajęcia, a następnie obecność zaznaczona jest w oknie zajęć przez zakładkę Grafiki –> Grafik i wybór odpowiednich zajęć, zwrot kaucji wykonany jest w tym samym dniu po północy,

– gdy klubowicz wchodzi do klubu, a następnie zapisuje się na zajęcia to przy zaznaczonej opcji w zakładce Ustawienia klubu –> Konfiguracja –> Grafik –> Rejestracja –> Zapis na terenie klubu: Domyślna obecność na zajęciach, zwrot kaucji wykonany jest w tym samym dniu po północy,

– gdy klubowicz zapisał się na zajęcia, a następnie zaznaczane jest wejście wraz z obecnością (w ramach opcji Domyślna obecność dla zajęć rozpoczynających się w ciągu x godzin), zwrot kaucji następuje od razu.

Domyślna obecność dla zajęć rozpoczynających się w ciągu x godzin oznacza, że klubowicz wchodzi do klubu nie wcześniej niż zdefiniowana liczba godzin przed zajęciami, system automatycznie zaznacza mu obecność po kliknięciu wejścia. To ustawienie można zdefiniować w zakładce Ustawienia klubu –> Konfiguracja –> Wejścia –> Wejścia –> Domyślna obecność dla zajęć rozpoczynających się w ciągu x godzin

W przypadku wyżej opisanej opcji domyślnej obecności kaucja jest zwracana w tym samym momencie co odbicie wejścia do klubu:

W zakładce LOG na profilu klubowicza widnieje informacja o wejściu do klubu i wejściu na zajęcia w tym samym momencie:

Rozliczenie kaucji w przypadku nieobecności Klubowicza

Każdego dnia po północy system weryfikuje osoby, które nie były obecne na zajęciach z wpłaconą kaucją. W takiej sytuacji pobrana kaucja nie zostaje zwrócona na portfel:

Jeśli w Twoim klubie drukarka fiskalna jest zintegrowana z systemem – w momencie rozliczenia nieobecności zostaje wygenerowany paragon wstrzymany możliwy do wydruku w zakładce Sprzedaż –> Paragony.

Paragon wstrzymany w ramach rozliczenia kaucji drukowany jest wyłącznie z formą płatności: gotówka.

Weryfikacja pobrania kaucji

Przejdź do zakładki Grafik zajęć –> Lista zapisów. W kolumnie Pobrana kaucja widoczna jest informacja o pobraniu kaucji z portfela Klubowicza, tuż obok widnieje kwota wymaganej kaucji: