KSeF w klubie fitness – co musisz wiedzieć i jak przygotować swój biznes?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) całkowicie zmieni sposób wystawiania faktur w Polsce. System ten umożliwi pełną cyfryzację procesu fakturowania, eliminując potrzebę stosowania tradycyjnych dokumentów papierowych i elektronicznych w formie PDF.

Integracja KSeF z istniejącymi systemami do zarządzania umożliwi szybsze i bardziej precyzyjne rozliczenia.
Przygotowanie do wprowadzenia nowego standardu wymaga jednak przemyślanej strategii dostosowania zarówno technologii, jak i procedur wewnętrznych. Jak więc przygotować swoją siłownię na wprowadzenie systemu KSeF?

Krajowy System e-Faktur – definicja i harmonogram wdrożenia

KSeF to system stworzony przez Ministerstwo Finansów, który ma uprościć sposób wystawiania faktur w Polsce. Działa na zasadzie dokumentów w formacie XML z unikalnym numerem i Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO). Dzięki niemu, przesyłanie i przechowywanie dokumentów odbywa się automatycznie. System KSeF będzie wdrażany stopniowo.

• Od 1 lutego 2026 duże firmy, które w 2024 roku miały obrót ponad 200 milionów złotych, będą musiały korzystać z KSeF.
• Od 1 kwietnia 2026 wszyscy czynni podatnicy VAT, w tym organizacje pozarządowe płacące VAT, będą zobowiązani do korzystania z systemu.
• Od 1 stycznia 2027 mikroprzedsiębiorcy osiągające obrót do 10 tysięcy złotych miesięcznie zostaną objęci obowiązkiem.

Aby korzystać z KSeF, trzeba się zarejestrować, uwierzytelnić i nadać odpowiednie uprawnienia użytkownikom (osobom fizycznym i firmom np. biurom księgowym). Dostępne są także środowiska testowe do wcześniejszego szkolenia i zapoznania się z systemem.

Wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych dla usług fitness

Największą zaletą KSeF jest automatyzacja. Systemy do zarządzania klubem, które są zintegrowane z platformą państwową, automatycznie pobierają dane klientów, co minimalizuje błędy i przyspiesza wystawianie faktur. Dzięki temu szybko można wysłać dokument do klienta bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych, szukania maila czy drukowania papierowego dokumentu. Elektroniczne przekazywanie faktur upraszcza też księgowość. Archiwizacja plików przez 10 lat, zintegrowana z systemem, ułatwia przyszłe kontrole i bieżące zarządzanie dokumentami.

Chociaż większość klubów i sieci fitness będzie objętych obowiązkiem korzystania z KSeF dopiero od kwietnia, już w lutym powinny się przygotować do odbierania FV od dostawców mediów, operatorów komórkowych czy partnerów biznesowych.

Warto pamiętać, że transakcje z osobami prywatnymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej (B2C), nie wymagają pełnej rejestracji w KSeF. Jednak jeśli klient zażyczy sobie, by dokument sprzedaży był wystawiony przez ten system, klub powinien to umożliwić. Faktury uproszczone, takie jak paragony z numerem NIP o wartości do 450 zł, mogą być wystawiane poza KSeF do końca 2026 roku. Aby płynnie przejść na nowe przepisy, warto wcześniej przeszkolić personel i dostosować systemy informatyczne w klubie, co pozwoli w pełni korzystać z zalet automatycznego systemu fakturowania.

Kasy fiskalne online a KSeF – zasady ewidencjonowania sprzedaży B2C

Prowadzenie klubu fitness wymaga dokładnego rejestrowania sprzedaży usług B2C. Od 1 lipca 2021 roku kluby muszą korzystać z kas fiskalnych online. Dzięki temu, informacje o każdej transakcji automatycznie trafiają do Centralnego Repozytorium Kas, co ułatwia kontrolę podatkową przez urzędy skarbowe. Podczas rejestrowania sprzedaży detalicznej, po każdej transakcji należy wystawić paragon fiskalny.

Obowiązują także pewne dodatkowe zasady:

• każdego dnia trzeba sporządzać raporty dobowe,
• miesięczne raporty również są obowiązkowe

Warunki zwolnienia z kasy fiskalnej

W klubach fitness możemy uniknąć posiadania kasy fiskalnej, jeśli nie przekroczymy obrotu 20 000 zł rocznie. Trzeba jednak wtedy przyjmować wyłącznie przelewy bankowe, które klient musi dokładnie opisać. Chociaż kluby fitness nie mają zwolnienia z kasy z uwagi na rodzaj działalności, mogą skorzystać z innego zwolnienia, jeśli spełniają wymogi dotyczące obrotu. W rzeczywistości, ze względu na popularność płatności gotówkowych i charakter klientów, niewiele klubów wybiera tę opcję. Ważne jest, aby kontrolować, jakimi sposobami otrzymujemy płatności i trzymać się poniżej wspomnianego progu, by móc z tego zwolnienia skorzystać.

Integracja KSeF z systemami do zarządzania klubem fitness

Tak wielka zmiana może wydawać się wyzwaniem. Warto jak najszybciej przeszkolić pracowników z nowych zasad fakturowania i dostosować istniejące procedury (np. wysyłki dokumentu sprzedaży) do dokumentów w formacie XML. Kluczowe jest również korzystanie z narzędzi zintegrowanych z KSeF, które wspierają pełne wdrożenie nowego systemu. Rozwiązania z automatycznym przesyłaniem faktur do KSeF pozwalają klubom fitness skupić się na swojej głównej działalności, jednocześnie zapewniając sprawną obsługę klienta, zgodność z przepisami i zmniejszenie ryzyka błędów w dokumentacji.

Najważniejsze elementy skutecznej integracji z nowym standardem to:

• możliwość automatycznego wystawiania faktur i przesyłania ich do KSeF,
• obsługa różnych form płatności – gotówka, karta, BLIK, online,
• działająca w tle cyfrowa dokumentacja sprzedaży,
• śledzenie transakcji na bieżąco,
• generowanie automatycznych raportów sprzedaży.

Brzmi skomplikowanie? Nie z eFitness! Nasz system pozwala na szybkie wysyłanie faktur do systemów rządowych bez konieczności ich ręcznego wprowadzania. Dla pracowników recepcji prawie nic się nie zmienia, ponieważ dokumenty sprzedaży są przesyłane do KSeF w tle. A Ty i Twój dział księgowości zyskujecie spokój i pewność, że wszystkie dokumenty sprzedaży są wprowadzone do systemu w sposób zgodny z przepisami. I co najważniejsze – możliwość integracji z KSeF jest dostępna dla wszystkich klientów korzystających z systemu eFitness, bez dodatkowych opłat.

Jak połączyć system eFitness z KSeF – krótka instrukcja

Połączenie eFitness z KSeF nie wymaga zaawansowanej wiedzy technicznej. Wystarczy tylko kilka kroków, by przygotować  się na KSeF!

1. Uzyskaj dostęp do KSeF.  Zarejestruj firmę w Krajowym Systemie e-Faktur i nadaj uprawnienia odpowiedniej osobie lub firmie (np. księgowości).
   1. Jeżeli działasz jako osoba fizyczna (JDG) wystarczy, że zalogujesz się Profilem Zaufanym lub skorzystasz z podpisu kwalifikowanego.
   2. Jeżeli Twoja działalność to spółka i nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej, konieczne będzie złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego. To krok wymagany przez Ministerstwo Finansów.
   3. Nadaj uprawnienia firmie eFitness SA wpisując NIP.
2. Sprawdź poprawność danych firmy w systemie eFitness. Upewnij się, że dane klubu (NIP, adres, nazwa) są kompletne i zgodne z informacjami używanymi w KSeF. To podstawa poprawnego wystawiania faktur.
3. Połącz eFitness z KSeF. W ustawieniach systemu włącz opcję wystawiania faktur w KSeF (niebawem dostępna w systemie). Od tego momentu faktury wystawiane w eFitness będą automatycznie przesyłane do systemu rządowego.

Jeśli masz pytania lub wątpliwości, skontktuj się z nami. Chętnie pomożemy.